Calculadora de FTE

Headcount e FTE não respondem a mesma pergunta

Dez pessoas de meio período são um headcount de dez e cinco equivalentes de tempo integral. Os dois números descrevem a mesma equipe e os dois estão certos. O problema aparece quando um é usado para responder a pergunta do outro.

Headcount é sobre pessoas: dez pessoas precisam de dez notebooks, dez integrações, dez conversas de feedback e dez cadeiras. FTE é sobre capacidade e custo: essas dez pessoas entregam cinco jornadas completas e custam aproximadamente o que custam cinco jornadas completas. Um gestor que monta escala pelo FTE descobre em janeiro que tem metade da agenda que precisava. Um financeiro que orça pelo headcount provisiona o dobro da folha.

A regra que você está tentando cumprir quase sempre escolheu um dos dois de propósito. No Brasil, quase tudo que obriga alguma coisa conta cabeça: cota de aprendizes, cota de pessoas com deficiência, dimensionamento de CIPA. FTE aqui é instrumento de gestão e de orçamento, não de enquadramento legal — e essa distinção é o assunto de metade desta página.

O divisor no Brasil é 44 — e 220 h/mês não é divisor de FTE

FTE é uma divisão. Em cima, as horas da pessoa; embaixo, a jornada que a empresa considera integral no mesmo período. Tudo que importa está embaixo.

A CLT fixa a jornada em 8 horas diárias e 44 semanais. Isso dá 2.288 horas por ano (44 × 52) e 190,67 horas por mês (44 × 52 ÷ 12). Guarde esse 190,67, porque existe outro número muito mais famoso na folha e ele não serve para isto.

O 220 que aparece em todo holerite é o divisor de salário: ele vem de 44 ÷ 6 × 30 e já embute o repouso semanal remunerado, ou seja, inclui dias que a pessoa não trabalha e recebe. Usar 220 como denominador de FTE reduz artificialmente todo mundo em cerca de 13,5% — a equipe inteira vira mais barata e menor do que é, e quem lê o relatório na matriz não tem como perceber.

O divisor também não é o mesmo entre países, e é por isso que ele fica num campo visível aqui. São 44 horas no Brasil, 40 nos Estados Unidos, 35 na França desde as leis Aubry, e normalmente 37,5 no Reino Unido. A mesma folha de 440 horas semanais é 10,0 FTE no divisor americano e 9,09 no brasileiro. Comparar "receita por FTE" entre a filial brasileira e a francesa sem dizer o divisor favorece a francesa em cerca de um quarto antes de qualquer trabalho acontecer.

E cuidado com a conversão mensal: um mês tem 52 ÷ 12 = 4,33 semanas, não 4. Tratar mês como quatro semanas subestima cada trabalhador de tempo parcial em uns 8%.

Tempo parcial, 12x36 e aprendiz entram de formas diferentes

A folha brasileira tem contratos que não cabem no par "integral ou meio período", e cada um entra na conta de um jeito.

O contrato de tempo parcial ganhou dois formatos com a Lei 13.467/2017: até 30 horas semanais sem horas suplementares, ou até 26 horas semanais com até 6 horas extras por semana. O detalhe que muda a conta é que as 6 horas extras do segundo formato não aumentam o FTE: 26 horas contratadas são 0,59, mesmo em uma semana em que a pessoa trabalhou 32.

A escala 12x36 é o caso em que a lei e a aritmética discordam. Ela é jornada integral para efeito de contrato, mas a alternância de 12 horas de trabalho com 36 de descanso dá em média 42 horas por semana, cerca de 180 horas por mês em quinze plantões — 0,95 FTE. Em hospital, portaria e segurança, onde a escala é a norma e não a exceção, esses 5% viram vagas inteiras na soma da unidade. Decida qual leitura o relatório usa e escreva isso no relatório.

O jovem aprendiz tem jornada de no máximo 6 horas diárias, ou 8 horas para quem já concluiu o ensino fundamental quando as horas de aprendizado teórico estão computadas. Ele entra no FTE pelas horas, como todo mundo — mas repare que a cota legal de aprendizes não se calcula assim, e é disso que trata a seção mais abaixo. Estagiário não é empregado: consome capacidade e não entra em nenhuma contagem de empregados, o que é mais uma razão para o relatório dizer quem foi incluído.

Hora extra e banco de horas não criam 1,2 pessoa

Quem trabalhou 52 horas numa semana de 44 é 1,0 FTE. Não 1,18. FTE mede quantas vagas integrais a folha ocupa, e uma pessoa ocupa uma vaga por mais horas que ela faça.

É assim que o número sai inflado com mais frequência: alguém soma as horas de um mês apertado, divide pela jornada e cada hora extra vira um pedaço de colega que não existe. Numa equipe de quarenta pessoas em que um terço faz cinco horas a mais por semana são 13 pessoas e 65 horas extras: uma vaga e meia inventada — o suficiente para justificar um congelamento de contratação que nunca foi necessário, ou para estourar um limite interno de quadro.

O banco de horas piora o efeito, porque desloca o problema no tempo: as horas entram num mês e a compensação sai em outro. Se o FTE é apurado mês a mês sem teto, o mês de pico inventa gente e o mês de compensação apaga gente que estava lá o tempo todo.

O teto de 1,0 por pessoa vem ligado nesta ferramenta, e o painel mostra quanto de FTE a hora extra teria criado se contasse. Existe um uso legítimo do número sem teto: planejamento de capacidade, quando a pergunta é quanto trabalho foi de fato entregue. Para qualquer coisa que dispare uma obrigação ou um limite de quadro, mantenha o teto.

O limiar de 50 FTE é regra americana e não existe no Brasil

O teste de 50 equivalentes de tempo integral que aparece em quase toda calculadora de FTE em inglês é dos Estados Unidos. Ele vem da seção 4980H do código tributário americano, introduzida pelo Affordable Care Act, e define quem é Applicable Large Employer — o empregador obrigado a oferecer plano de saúde aos empregados de tempo integral no ano seguinte, sob pena de multa.

Não existe equivalente na legislação brasileira. Nenhuma lei aqui obriga plano de saúde a partir de um número de FTE, de headcount ou de faturamento. Assistência à saúde no Brasil é benefício contratual ou de convenção coletiva, e quando ela é obrigatória é porque a categoria negociou isso em norma coletiva — não porque a empresa cruzou uma linha de cinquenta.

O painel de limiar está na ferramenta por dois motivos concretos. Primeiro, subsidiária de multinacional americana reporta esse número para a matriz e precisa calculá-lo do jeito americano. Segundo, porque a regra é um exemplo raro de contagem que não é nem headcount nem FTE comum, e vale entender antes de reproduzi-la:

1. o cálculo é feito mês a mês, doze vezes;
2. quem fez 130 horas ou mais no mês conta 1 — 130 e 260 horas contam igual;
3. as horas de todo o resto são somadas com teto de 120 horas por pessoa e divididas por 120;
4. só então se tira a média dos doze meses, e ela é arredondada para baixo: 49,99 é 49, e 49 não é ALE.

Repare no que o divisor 120 faz. Um mês cheio de jornada de 44 horas tem 190,67 horas, e mesmo nos Estados Unidos tem 173,33 — dividir por 120 credita as horas de tempo parcial como se o mês inteiro tivesse 120 horas, algo em torno de 27,7 horas por semana. O número do ACA sai, portanto, maior que o FTE de verdade da mesma equipe. Clique em "preencher os doze meses com a equipe acima" e a equipe padrão de nove pessoas aparece como 5,73 no cálculo comum e 7,84 no cálculo do ACA. Os dois números não são comparáveis e nenhum está errado: a norma americana pede o segundo, o orçamento precisa do primeiro.

O atalho que quase toda planilha faz é somar as horas de tempo parcial do ano inteiro e dividir uma vez por 1.440. Como média de somas é linear, o atalho só diverge do método correto por causa do teto mensal de 120 — e quando ele diverge, muda a resposta. Com 42 integrais o ano inteiro e uma turma sazonal de 20 pessoas fazendo 200 horas em junho, julho e agosto, o método correto dá média 47,0 e nenhuma obrigação; o atalho dá 50,33, arredonda para 50 e cria uma obrigação inteira que não existia. É esse o caso que vem carregado no painel acima.

O que o Brasil conta por cabeça, e não por FTE

Aqui está a inversão que importa para quem opera folha no Brasil: as obrigações que dependem de tamanho de quadro contam pessoas, não equivalentes. Meio período conta um.

• Cota de aprendizes — o art. 429 da CLT exige de 5% a 15% dos trabalhadores cujas funções demandem formação profissional. É proporção sobre número de empregados, não sobre FTE.
• Cota de pessoas com deficiência — a Lei 8.213/91, art. 93, obriga empresas com 100 ou mais empregados a preencher de 2% a 5% dos cargos com beneficiários reabilitados ou pessoas com deficiência. Cem empregados de meio período são cem empregados para essa conta, ainda que sejam 50 FTE.
• CIPA — o dimensionamento da NR-5 sai de tabela por número de empregados do estabelecimento e grau de risco.
• eSocial, RAIS e CAGED — são declarações por vínculo. Cada contrato é uma linha, independentemente da jornada.

Ou seja: reduzir jornada para baixar o FTE não tira a empresa de nenhuma dessas obrigações, porque nenhuma delas olha para o FTE. O caminho oposto também vale — uma equipe com FTE modesto pode estar sujeita a tudo isso por ter muita gente com carga pequena. Calcule os dois números e use cada um onde ele é pedido.

Em orçamento, 0,5 FTE é meio custo total, não meio salário

Quando o orçamento passa a ser escrito em FTE, uma vaga que aparece como 0,5 é metade de tudo que aquela vaga custa à empresa — não metade do valor que está na proposta.

No Brasil a diferença entre "salário" e "custo total" é grande. Sobre a remuneração ainda incidem FGTS de 8%, INSS patronal de 20% mais RAT e terceiros para quem não está no Simples, além das provisões de 13º (8,33%) e de férias com o terço constitucional (11,11%), fora vale-transporte, alimentação e plano. Somado, o multiplicador costuma ficar entre 1,7 e 1,8 no Lucro Real. Um cargo de R$ 15.000 de salário custa perto de R$ 26.000 por mês à empresa; meia vaga dele não são R$ 7.500, são cerca de R$ 13.000.

E nem tudo escala com a fração. Encargos e provisões escalam; notebook, estação de trabalho e licença por usuário não escalam — um analista de 0,5 FTE ocupa uma licença inteira do BI. Orçamento montado dividindo salário pela metade e esquecendo os custos fixos por pessoa fecha baixo todo ano, e o buraco é maior justamente nos cargos caros. O campo de custo acima pede o custo total anual de 1,0 FTE exatamente por isso.

Onde o número de FTE erra na prática

• PJ e terceirizados. Consomem capacidade e não são empregados. Se entram no seu FTE, a resposta serve para capacidade e não serve para nenhuma contagem legal — misturar os dois na mesma planilha é como um número deixa de ser defensável.
• Afastamento. A partir do 16º dia o contrato fica suspenso e o INSS assume o benefício: a pessoa continua no headcount e some do FTE por horas. Férias são o oposto — horas cheias, entrega zero.
• Admissão e desligamento no meio do mês. Quem entrou no dia 20 é uma cabeça e uma fração de FTE naquele mês. Contar inteiro é a segunda maior fonte de inflação depois da hora extra.
• Definições diferentes para relatórios diferentes. O divisor do relatório da matriz, o da apuração de produtividade e o de um edital de fomento raramente são o mesmo. Um número de FTE sem a regra que o gerou não é um número, é um boato.

O que esta calculadora faz e o que não faz

Ela recebe uma lista em vez de um total único, porque FTE só interessa quando as jornadas são diferentes e um total já somado é exatamente onde o teto por pessoa desaparece. Mostra headcount e FTE com o mesmo peso visual. Deixa o divisor na tela, com presets de 44 h da CLT, 40 h dos EUA e 35 h da França, e aceita as horas por semana, por período ou no ano inteiro. Aplica o teto de 1,0 por padrão e informa quanto a hora extra teria acrescentado. Roda o teste americano do jeito que a norma descreve, mês a mês, e imprime o atalho anual ao lado do resultado correto para que a divergência apareça em vez de passar batida.

Ela não conhece a sua convenção coletiva, o seu acordo de compensação nem o seu regime tributário, e é aritmética, não consultoria jurídica ou contábil. Tudo é calculado no seu navegador: nada é enviado, nada é armazenado e não existe cadastro — o que importa quando a entrada é a lista de pessoas da empresa com as horas de cada uma.